Při uchovávání elektronických dokumentů a záznamů je nutné zajistit zejména:

• Elektronické dokumenty je třeba systematicky uchovávat v logické, víceúrovňové struktuře složek, na kterou jsou aplikovány bezpečnostní politiky.
• Elektronické dokumenty je třeba klasifikovat a uchovávat po zákonem stanovené období. Proces klasifikace musí být pro pracovníky organizace intuitivní, musí eliminovat lidské selhání.
• Je třeba zakládat všechny elektronické dokumenty včetně e-mailových a datových zpráv.
• Administrátoři a správci dokumentů a záznamů musí mít možnost flexibilně nastavovat pravidla pro správu dokumentů. O všech aktivitách, které souvisí se správou dokumentů a záznamů a přístupem k nim, musí být pořizovány auditní záznamy.
• Úložiště elektronických dokumentů a záznamů musí mít certifikaci, která umožní organizaci prokázat soulad s mezinárodními standardy v oblasti správy dokumentů a záznamů.
• Přístup k elektronickým dokumentům a záznamům musí být kontrolovaný. Je třeba zajistit ochranu informací před neúmyslným i cíleným zásahem.
• Veškeré elektronické dokumenty a záznamy v organizaci musí být dohledatelné pro potřeby auditu a kontrolní činnosti. Je třeba mít nástroje, které umožní v nezměnitelné podobě zadržet dokumenty a záznamy, které by se mohly stát důkazním materiálem, a to včetně záznamů o souvisejících úkonech uživatelů.
• Přístup k elektronickým dokumentům a záznamům musí být zachován i v případě selhání systému, živelné katastrofy či jiné události.

Autonomy Meridio

Garantované úložiště Autonomy Meridio je robustní systém, který má mezinárodní certifikace pro správu dokumentů a záznamů. Autonomy Meridio je na uživatelské straně typicky integrováno do aplikací MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, SharePoint) tak, aby nároky na IT znalosti a dovednosti uživatelů byly minimální. Pro potřeby administrace je k dispozici webové rozhraní. Garantované úložiště Autonomy Meridio lze snadno napojit na datové schránky a systémy třetích stran s využitím webových služeb (SOAP, .NET).

Autonomy Meridio používá státní správa EU i zahraničí například: Ministerstvo Vnitra a Úřad vlády Velké Británie, Causeway Group v Severním Irsku, Chorvatský nejvyšší soud, Vzdušné síly USA či Ministerstvo spravedlnosti Jihoafrické republiky. Největší instalací Autonomy Meridio je certifikovaný systém (Secret a Top Secret) s 300 tisíci uživateli, který využívá Britské Ministerstvo obrany.